PEMBANGUNAN SISTEM E-OFFICE DI PERGURUAN TINGGI INSTITUT TEKNOLOGI NASIONAL

Abstract

Electronic Office (E-Office) merupakan layanan aplikasi untuk proses kegiatan perkantoran yang dilakukan secara maya dimana konsep sistem E-Office ini dilakukan dengan merubah proses manual kegiatan perkantoran menjadi elektronis, kegiatan perkantoran seperti surat menyurat yang dalukan menggunakan pengiriman kertas ditransform kedalam bentuk digital / elektronik. Institut teknologi nasional (ITENAS) dalam hal ini belum menerapkan adanya konsep sistem aplikasi E-Office yang menyebabkan beberapa kendala seperti lamanya pengiriman surat, monitoring surat yang sulit, penumpukan berkas surat, arsip surat yang berantakan dan mudah hilangnya berkas surat. Itu semua menyebabkan berkurangnnya efektifitas dari kinerja kegiatan administrasi di ITENAS.

Guna menangani masalah tersebut dibuatlah sistem aplikasi E-Office yang bertujuan untuk mempermudah, mempercepat dan mengoptimalkan kinerja administrasi perkantoran ITENAS dengan membangun modul-modul sistem aplikasi E-Office seperti modul surat masuk, surat, keluar, draf surat, list surat, agenda surat, disposisi surat, undangan rapat dan notulen rapat. Aplikasi E-Office yang dibangun juga dilengkapi dengan tambahan modul yang dapat menunjang kegiatan perkantoran seperti sharing kalender, notifikasi android, laporan surat, arsip surat dan forum diskusi. Yang terbukti dari hasil pembangunan sistem aplikasi E-Office ini dapat mampu mempermudah, mempercepat serta mengoptimalkan proses administrasi perkantoran yang ada di ITENAS.