DOKUMENTASI DIGITAL: APLIKASI PENYIMPANAN DAN PENGAMBILAN DOKUMEN DIGITAL TENAGA PENDIDIK

Abstract

Dokumen digital adalah sebuah konsep pengumpulan, penyimpanan dan pengelolaan informasi dalam bentuk cetakan atau gambar elektronik yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan. Penggunaan dokumen digital yang dianggap lebih efisien dalam pengiriman dokumen terkait dengan waktu pengiriman, kelengkapan data dan kemudahan akses, menjadikan dokumen digital menjadi alternatif yang digunakan pada proses administrasi tenaga pendidik atau dosen milik pemerinta, seperti pada pangkalan data dosen dan beberapa aplikasi lainnya. Penggunaan dokumen digital di beberapa aplikasi milik pemerintah ini menjadi motivasi untuk membangun sebuah aplikasi yang digunakan untuk mengorganisasikan dokumen digital kegiatan Tri Darma Perguruan Tinggi setiap tenaga pendidik baik pada proses penyimpanan dan pengambilan kembali dengan mudah dan aman. Aplikasi yang dibangun menggunakan metode pengorganisasian penyimpanan dokumen digital dengan mengadaptasi sistem eksplorer sistem operasi Windows. NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional) digunakan sebagai root koleksi dokumen digital setiap tenaga pendidik dengan empat sub-folder yaitu Pendidikan, Penelitian, Pengabmas, dan Penunjang. Sub-folder akan memegang sub-sub-folder yang merupakan kegiatan yang harus dilakukan oleh tenaga pendidik, seperti perkuliahan, asistensi tugas atau praktikum adalah sub-sub-folder dari sub-folder Pendidikan. Sub-sub-folder ini yang memegang dokumen digital milik tenaga pendidik. Aplikais ini menggunakan SMS-gateway untuk mengamankan penggunaan aplikasi, dan menggunakan email address untuk mengirimkan dokumen yang diambil sebagai bentuk pengamanan dan efisiensi kerja. Metode pembangunan aplikasi yang digunakan adalah rapid application development (RAD) dengan alasan metode ini dapat dibangun dengan cepat dan memenuhi kebutuhan umum dari pengguna, dan menghindari berbagai macam keinginan pengguna yang dapat menyebabkan proses pembangunan menjadi lama. Format dokumen yang dapat disimpan pada aplikasi ini adalah format images (JPG, PNG, TIFF, dan GIF). Proses utama dari aplikasi ini adalah proses autentikasi (login), registrasi, penyimpanan, dan pengambilan dokumen. Ujicoba yang dilakukan pada aplikasi ini menunjukan bahwa proses registrasi yang dilakukan oleh tenaga pendidik, membutuhkan adanya kode verifikasi dalam bentuk UUIDs = universally unique identifiers yang dikirim melalui nomor telepon (selular) yang diisikan oleh pengguna pada pengisian awal proses registrasi. Pengiriman dokumen ke email address tenaga pendidik, memberikan efisiensi kerja pada bagian yang mengelola sistem dokumentasi dan ramah lingkungan karena tidak adanya penggunaan kertas.